SISTEM PERKANTORAN (OFFICE SYSTEM)

1. Perencanan Sistem Perkantoran
Secara lengkap tugas seorang manajer adalah
a. Perencanaan
b. Pembuatan Keputusan
c. Pembimbingan
d. Pengorganisasian
e. Pengontrolan
f. Penyempurnaan
Sesuai dengan perincian di atas, salah satu tugas seorang manajer kantor adalah melakukan Perencanaan, yaitu perencanaan sistem perkantoran.
Yang dimaksud dengan sistem perkantoran adalah segenap rangkaian prosedur yang telah menjadi pola kebulatan, tatakerja, dan tatatertib dalam penyelesaian suatu bidang kerja atau fungsi pokok ddalam suatu organisasi
Secara terperinci aktivitas perencanaan menyangkut penetapan tujuan, haluan, prosedur dan metode yang perlu dilaksanakan dalam kaitannya dengan :
a. Pekerjaan rutin dan arus lalulintas
pekerjaan perkantoran.
b. Rancangan dan pemakaian formuli
perkantoran
d. Penggunaan mesin dan perlengkapan
perkantoran.
Sistem Perkantoran yang direncana-kan dengan baik akan bermanfaat :
1. Kelencaran pekerjaan perkantoran dan mencegah kemungkinan kesalahan dalam
pekerjaan.
2. Pengurangan keterlambatan dan hambatan
3. Kontrol yang lebih baik terhadap pekerjaan
4. Penghematan tenaga kerja dan biaya tatausaha
5. Kordinasi berbagai seksi dan bagian dalam organisasi
6. Kemudahan dalam melatih para pegawai tatausaha
Azas-azas umum sistem perkantoran yang baik :
1. SP yang baik mempunyai suatu arus kerja yang lancar tanpa terjadi hambatanan
2. SP yang baik menghindari terjadinya kekembaran kerja
3. SP menghindari pula tulis-menulis yang tidak perlu
4. SP menghindari perjalanan mondar mandir yang tidak perlu.
5. SP memanfaatkan kelebihan spesialisasi dalam pelaksanaan kerja
6. SP menjaga jumlah karyawan dan perbekalan kertas minimum
7. SP yang baik menghinari pengecekan yang tidak perlu
8. SP memanfaatkan sebaikbaiknya mesin-mesin
9. SP yang baik harus berdasarkan azas kesederhanaan